Як завірити копію документа? Нотаріально завірені копії документів

Діловод будь-якої організації, незалежно від її розміру і форми власності, стикається з питанням про те, як запевнити копію документа. Причому папери можуть бути різними - ліцензії, Статути, накази, внутрішні положення і т. Д. Деякі поміщаються на одному аркуші, а інші є бакшишниками. Як бути і в тому, і в іншому випадку, і взагалі, що з документів організація може завіряти самостійно, а з якими доведеться йти до нотаріуса? На всі ці питання відповість наша стаття.

Відео: Копії, Нотаріуси, документи KGSP

Основні поняття

Для того щоб засвоїти інформацію про те, як повинна виглядати завірена копія якого-небудь документа, важливо підкреслити, що в даному випадку діє ГОСТ під №Р 51141-98. Всім діловода, та й взагалі співробітникам організації, хто на практиці стикається з цим питанням, буде не зайвим його більш детально вивчити. На законодавчому рівні формулювання "належно завірена копія" ніде не розкривається. Однак згаданий ГОСТ прописує, який документ можна вважати таким.

Отже, згідно з пунктом 2.1., Під простою копією слід розуміти документ, який просто-напросто відтворює з оригіналу інформацію і всі його зовнішні ознаки, або їх частину. Юридичної сили він не має. А ось належним чином завірені копії документів мають певні реквізити. Саме вони дають їм юридичну силу.

Відео: Копії документів про роботу - Олена А. Пономарьова

Чим керуватися в роботі?

Єдиного законодавчого акту про документах і їх обороті на даний момент не існує. Однак не варто розуміти під цим повна відсутність правил. Порядок того, як запевнити копію, все ж встановлено, просто не всі організації та підприємства про це знають або нехтують ним. Тим часом, таке ставлення може спричинити певні негативні наслідки. Наприклад, документ визнають не володіє доказову значенням в суді, прокуратурі і т.д.

Багато фахівців з діловодства використовують в роботі ГОСТ Р 6.30-2003, в ньому дано певні рекомендації про те, як запевнити копію документа грамотно. Нижче наведено зразок. Так, нижче реквізитів основного документа з підписом ставлять заверительную запис "ВІРНО". Ще нижче вказують посаду особи, яка розглядає копію, і ставиться її підпис з розшифровкою (прізвища, ім`я, по батькові) і дата. Допускається використання печатки (за рішенням організації).

Відео: kyocera як робити копію двостороннього документа

зразок

вірно

Начальник відділу кадрів (підпис) /А.А.Антонова/

21.03.2015

Галузь застосування

Перед тим як завірити копію документа таким способом або виправляти вже виконану роботу, уточніть, наскільки ці правила обов`язкові саме у вашій області. Адже вимоги стандарту мають переважно рекомендаційний характер.

Вищезгаданий ГОСТ говорить про те, що дані правила поширюються на документи організаційно-розпорядчого характеру, що належать до УСОРД, тобто розпорядження, постанови, накази, протоколи, рішення, акти і т.д., включені в ОКУД (класифікатор управлінської документації загальноросійський).

Рекомендації для органів виконавчої влади

Методичні правила затверджені Росархивом (наказ № 76 від 23 грудня 2009 року). Область застосування - в органах виконавчої влади (федеральних) при розробці інструкції з діловодства. Як завіряти копії документів? Зразок наведено нижче.

Оригінал документа зберігається в справі

(Орган влади - найменування) № __ за ____ р

вірно

Головний спеціаліст (підпис) /І.І. Коровкина /

21.07.2015 ДРУК

При цьому слід пам`ятати, що багатосторінкові документи (виписки з них) спочатку слід пронумерувати, а позначку про завірення доповнити зазначенням числа листів: "Всього в копії ____ аркушів". Припустимо проставити позначку "вірно" на кожному сторінці, або слід їх підшити з допомогу нитки і голки або металевих скоб.

Як завірити копію документа "звичайної" організації?

Не варто забувати про те, що в діловодстві і раніше діє Указ Президії ВР, виданий ще за часів СРСР під номером 9779-Х від 04 серпня 1983 року. Саме він і обумовлює вид заверительной підписи на документах всіх рядових організацій, які не потрапляють в дві перші категорії, розглянуті вище. Офіційно даний Указ, як і раніше не скасовано, більш того 08 серпень 2003 року в нього були внесені певні зміни. Дані правила використовуються в обов`язковому порядку.

Відео: Як завірити документи для перекладу? Присяжний переклад документів в Росії

Згідно з пунктом №1 документа, вірність копії підтверджується підписом керівника чи посадової особи, уповноваженої на це, і печаткою організації. Крім того, слід вказати дату видачі і місце, де зберігається оригінал, тобто дане підприємство (установа і т.д.). Відмітна особливість полягає і в тому, що прямо не прописується склад написи, тому багато використовують не "ВІРНО", а "КОПІЯ ВІРНА", Що теж допустимо.

Окремо розглянемо питання права підпису такого документа.

Хто може запевнити копію?

По-перше, природно, керівник організації. Дане право йому надає закон і Статут. Тому має сенс на найбільш важливих пакетах документів проставляти його підпису. Як показує практика, суд відноситься до даного питання цілком лояльно, проте раз на раз не доводиться.

По-друге, посадові особи, тобто співробітники організації, що складаються в ній за штатом. Однак потрібно стежити за тим, щоб вони були на дані дії уповноважені. Інакше завірена копія (паспорта, трудові книжки, накази по основній діяльності, ліцензії і т.д.) не матиме юридичної сили. Повноваження співробітнику, яка не є керівником, можна встановити декількома способами. Можна використовувати:

• Внутрішній документ організації, наприклад, інструкцію з діловодства, наказ і т.д.
• Доручення. Вона потрібна, головним чином, для представлення інтересів підприємства у взаємовідносинах з третіми особами.
• Трудовий договір з конкретною особою або в його посадовій інструкції. Формулювання може бути, наприклад, такий: "Засвідчувати за письмовими заявами працівників вірність копій документів, оригінали яких зберігаються у Роботодавця".

Які документи може запевнити відділ кадрів організації?

Як вже було зазначено вище, не дивлячись ні на, що Указ Верховної Ради СРСР продовжує діяти, і відповідно до його положення, кадрова служба має повноваження на завірення копій:

• документів, що виходять від роботодавця, тобто наказів, актів, протоколів і т.д .;
• документів, що належать іншій організації, але оригінал при цьому зберігається у роботодавця, зокрема дипломів і різних свідоцтв про підвищення кваліфікації;
• інших документів, що надаються працівником в кадрові службу, а то й потрібно оригіналів або нотаріального засвідчення.

Послуги нотаріуса

Підтвердження достовірності копії документа є, мабуть, найпоширенішим видом нотаріальних дій. З необхідністю звернення до дану структура громадяни стикаються дуже часто. Нотаріус може підтвердити достовірність документа (копії) - як в повному обсязі, так і виписки з нього. У другому випадку, правда, є умова - оригінал повинен містити кілька різних рішень, які не пов`язані між собою.

Для того щоб завірити копію документа з копії, теж слід звернутися до нотаріуса. Однак в цьому випадку є нюанси. Перша копія повинна бути вже завірена аналогічним способом або видана юридичною особою, у якого зберігається оригінал. І тут важливо дотримати всі правила оформлення. Про те, як правильно завірити копію документа, читач вже знає. Обов`язково повинні бути вказані такі реквізити: "вірно", Найменування організації, ким видано (ПІБ), дата, кількість аркушів, якщо документ багатосторінковий.

Звертаючись до нотаріуса, будьте готові надати йому свій паспорт. Це необхідно для того, щоб встановити особу.

Що потрібно обов`язково завіряти у нотаріуса?

Ряд документів для набуття юридичної сили потребує обов`язкового нотаріального завірення. Список включає:

• Нотаріальний переклад документів.
• Довіреність на передоручення прав.
• Шлюбний контракт.
• Договір довічного утримання та ренти.
• Прийняття або відмова від спадщини.
• Продаж нерухомості, коли власників більше одного.
• Часткову продаж нерухомості.
• Дозвіл батьків на вивіз дитини за кордон.
• Реєстрацію товариства з обмеженою відповідальністю.
• Інші документи, які згідно з домовленістю між сторонами, зафіксованої в договорі або додатковій угоді, необхідно завіряти нотаріально.

Слід мати на увазі, що для здійснення кожного з пунктів знадобиться надати нотаріусу певний пакет документів. Наприклад, для реєстрації ТОВ необхідно мати при собі його Статут, рішення про створення або протокол. Якщо робота доручена представнику, то довіреність і паспорт. Нотаріально завірені копії документів не мають обмеженого за часом терміну дії.

Вимоги до документу, копія якого засвідчується

Нотаріус діє виключно в рамках законодавства, а тому слід єдиним встановленим стандартам. Документи, копії яких потрібно завірити, повинні відповідати ряду вимог, інакше їх просто не будуть завіряти.

• Відсутність дописок, підчисток, закреслених слів, а також необумовлені виправлень.
• Рукописний або машинний текст не повинен бути виконаний простим (грифельну) олівцем.
• У документа повинні бути відсутніми пошкодження, порушення цілісності (розриви, пошкодження і т. Д.).
• Текст повинен бути читабельним, виконаний однотонними чорнилом, без випадання і блідих ділянок, підписи посадових осіб та печатки - чіткими.
• Документи не повинні бути заламинировать або потрібна прибрати плівку.
• При проставленні підпису посадовою особою не можна використовувати технічні засоби (світлокопіювання, факсимільний штамп).