Як створити систему обліку документів з нуля

категорія Поради та секрети




Облік документообігу - одне з головних занять будь-якого адміністратора. Що б там не говорили, але офіс без паперів - це все ще міф. Ось кілька ідей на тему, як організувати хорошу довідкову систему зверху-вниз.

кроки

Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 1
1
Опрацюйте, які типи паперів ви ведете.
  • Це конфіденційні або юридичні документи.
  • Вони повинні бути легкодоступні, або їх можна скласти в архів.
  • Чи необхідні вони для маркетингових досліджень.
  • Чи є у документів термін дії, наприклад, вони діють протягом 12 місяців, а потім припиняють свою дію (наприклад, гарантійні зобов`язання)
  • Чи вистачить вам однієї системи з обліку документації, або вам потрібно дві (і більше)
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 2
    2
    Опрацюйте, для яких відділів потрібно вести облік документації. Проконсультуйтеся зі співробітниками цих відділів, може, у них є якісь ідеї з організації ефективної системи або перелік того, що робити не слід.
  • Відділ з управління запасами
  • Відділ кадрів
  • Відділ підтримки
  • Фінансово-адміністративний відділ
  • Продажі та послуги
  • Реєстрації та ліцензування
  • юридичний
  • Відділ маркетингу
  • Медичний
  • Історичний або біологічний
  • інжиніринговий
  • І так далі
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 3
    3
    Продумайте, як документи будуть зберігатися. Цифрові копії простіше систематизувати і зберігати, але часто потрібно зберігати і оригінали документів в твердому вигляді.
  • Вертикальна підставка для паперів на полиці або в шафі.
  • Вертикальний шафка з шухлядками
  • Системи з розсувними дверцятами або скриньками для великих обсягів документації.
  • Архівні шухлядки або щось схоже.
  • Портфель, ящик або конверт.
  • Це повинна бути формалізована система, або вона може бути гнучкою, великі системи краще формалізувати в будь-якому випадку.
  • Це може бути одна централізована система або що складається з локалізованих центрів зберігання.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 4
    4
    Проаналізуйте переваги і недоліки кожної системи.
  • Наприклад, в вертикальні підставки для папок ви трохи можете покласти, але з них простіше отримати потрібний документ, подібно книгам на полицях в бібліотеці. У архівні ящики поміщається більше документів, але в них паперу можуть переміщатися.
  • Конверти підходять для “заховати і забути”, Для спрощеного особистого зберігання документів, але цю систему в будь-якому випадку важко вести, якщо конверти не копіювати належним чином, а також вони швидко набувають неохайного вигляду.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 5
    5
    Коли ви визначите точні потреби кожного відділу, почніть підбирати свій власний метод. Ви можете складати документи в алфавітному, хронологічному порядку, по типу документа, регіону або власнику.
  • Це може бути змішання кількох методів, але врахуйте мета облікудокументообігу. Він необхідний для утримання документів у порядку і їх зберігання, або це буде активна інформація, до якої постійно будуть звертатися?
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 6
    6
    Виберіть той спосіб, який спростить ведення і пошук документації. Подумайте про встановлення цих трьох речей:
  • Опис методу зберігання та пошуку документів на кожному стелажі або на двері шафи, де люди можуть прочитати його і швидко зрозуміти, як знайти необхідний їм документ.
  • Інформаційний покажчик, по якому адміністратор або співробітники різних відділів зможуть зрозуміти, де їм шукати потрібний документ. Це дуже корисно при великій діяльності.
  • Сторінка з історією перегляду файлу, приклеєна до конверту або самого документа, яка показує, хто і коли брав документ, а також час його повернення. За необхідності, передбачте на сторінці місце для визначення, чи був змінений документ, скільки з нього зробили копій або прибрали / додали сторінок.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 7
    7
    Будьте послідовним, це спростить систему обліку документації. Прагніть з створенню системи, якій легко управляти, так як ви можете піти у відпустку або захворіти, і хтось повинен буде виконувати ваші функції якийсь час.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 8

    Відео: Облік документів і договорів

    8
    Після того, як визначитеся з методом ведення обліку документації,
  • Закупити всі необхідні для зберігання документів речі, а також степлери, скоби, скріпки, файли, архівні ящики і т.п.
  • Підготуйте місце, де будете зберігати документи.
  • Зберіть всі документи і відсортуйте їх в необхідному порядку.
  • За необхідності зробіть цифрові копії та збережіть на передбачений для цього диск в потрібну папку. Захистіть їх і збережіть у форматі, доступному тільки для читання, на всякий випадок.
  • Складіть паперу в окремий файл, ящик або портфель і збережіть.
  • За необхідності запишіть, де ви їх зберігаєте, для спрощеного пошуку.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 9
    9
    Підтримка системи обліку документів додатковий обов`язок. Розгляньте різні шляхи вирішення наступних загальних проблем:
  • Папки стають занадто великими або пошкоджені в яких випадках ви можете брати іншу папку або ящик.
  • Дані в документах застаріли і більше не потрібні ви можете прибрати їх в архів. Якщо вони більше не будуть використовуватися в майбутньому і у вас є повноваження їх викинути, викидайте їх.
  • Для пошкоджених документів зробіть копію з оригіналу і залиште її для загального користування, а оригінал покладіть в безпечне місце. Іноді до копії обов`язковий оригінал. Позначте документ як копію і запишіть, коли вона була зроблена (можливо, знадобиться її твердження або завірення).
  • Оновлюйте ярлики і удосконалює систему. Доносите всі зміни до співробітників.
  • Перевіряйте, щоб документи повертали в тому ж стані, в якому їх взяли, стежте, щоб документи на полицях були в хорошому стані.
  • Щомісяця перевіряйте наявність документів на своїх місцях, дивіться. щоб вони були в повному складі і в порядку. Це дасть вам хорошу можливість уникнути проблем, описаних вище.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 10
    10
    Для великих систем рекомендується, щоб персонал заздалегідь повідомляв співробітників архіву по телефону або за допомогою електронної пошти для швидкого і організованого пошуку необхідних документів

    Відео: Як організувати систему обліку замовлень онлайн продажів.

  • Перевага в тому, що всі запитані документи будуть надані, це економить час, співробітникові не доведеться чекати в архіві або залучати в потрібну йому секцію додаткових співробітників. Це також спрощує всю систему обліку документів, так як таким чином люди мають більш простий доступ до документів, особливо якщо вони потрібні терміново.
  • Зображення з назвою Create a Document Management System from the Ground Up Step 11
    11
    Привітайте себе. Ваша система активна, всі документи в порядку, доступні і можуть бути використані ким завгодно.

    • Поради

    • Підтримуйте активні контакти з співробітниками, які користуються вашою системою обліку документації, щоб переконатися, що вона працює правильно.
    • Переконайтеся, що під час вашої відсутності систему підтримують в порядку.
    • Система повинна бути організована, якщо ви хочете уникнути перевантаження.


    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    Cхоже
    Все цікаве
    Як виписатися з місця проживання Як виписатися з місця проживання

    Відео: Правила виписки з квартири. Ранок з губерній. Gubernia TVБагато людей хоча б один раз у своєму житті знімалися з реєстраційного обліку. Це може бути при продажу квартири, переїзд на час навчання в інше місто і так далі. Вся процедура проста і…

    Як роздрукувати pdf файл із захистом Як роздрукувати pdf файл із захистом

    Відео: Як скопіювати текст або роздрукувати захищений PDF файлНе кожен користувач стикався в своєму житті з ситуацією забутих паролів або ключів доступу до важливих документів. Таким випадком можна вважати блокування pdf-файлів, які неможливо…

    Як оформити документи на квартиру Як оформити документи на квартиру

    Багато операцій з нерухомістю громадяни довіряють перевіреним ріелтерських фірм. В першу чергу це стосується покупки і продажу житла. Пов`язано це насамперед з великою кількістю документів, які необхідно правильно оформити, і в таких ситуаціях…

    Як вести журнал обліку Як вести журнал обліку

    Відео: Як заповнювати журнал обліку вогнегасників.Діяльність багатьох підприємств пов`язана з укладенням договорів на поставку товару, придбання сировини і комплектуючих. У кожній компанії укладають договори з працівниками. Щоб документацією було…

    Як зберігати свої важливі документи в систематизованому вигляді Як зберігати свої важливі документи в систематизованому вигляді

    Це простий покроковий спосіб утримувати потрібні вам папери в систематизованому вигляді. Вам більше не знадобиться ділити на частини свої ідеальні акуратні стоси паперів. Ось зовсім ефективний спосіб підтримки вашого столу в чистоті. кроки…

    Які документи потрібні для виходу в декрет Які документи потрібні для виходу в декрет

    Відео: Документи для оформлення допомоги по догляду за дитиною до 1,5 роківДля виходу в декретну відпустку жінка повинна надати за місцем роботи ряд необхідних документів. Для отримання деяких з них майбутній мамі потрібно звернутися в жіночу…

    Які потрібні документи для іпотеки в ощадбанку Які потрібні документи для іпотеки в ощадбанку

    Відео: Порядок отримання іпотечного кредитуЖитлове питання залишається актуальним і болючим для багатьох категорій громадян. Частково вирішити його допомагає банківський іпотечний кредит, для отримання якого потрібно надати необхідний пакет…

    Завантажити програму pdf безкоштовно російською мовою Завантажити програму pdf безкоштовно російською мовою

    Відео: Як відредагувати документ у форматі PDF? Завантажити PDF XChange Viewer Pro безкоштовно.Програма PDF дає змогу відтворювати та друку документів. Крім того, існує можливість вносити деякі зміни в них. Утиліта доступна будь-якому користувачеві.…

    Оформлення гаража без участі фрс Оформлення гаража без участі фрс

    Відео по темі "Договір купівлі-продажу авто своїми руками і абсолютно безкоштовно"Вітаю! Реєстрації в ФРС ви, найімовірніше, уникнути не зможете, так як вона передбачена законом для такого випадку і є обов`язковою. Для здійснення дарування…

    Технічна документація гаража Технічна документація гаража

    Відео по темі "курс "Технічна документація в IT-проектах", Лекція 1"Вітаю! До основної технічної документації можна віднести технічний паспорт, довідку про відвід землі під будівництво, дозвіл на будівництво, проектну…

    Внесення відомостей до державного кадастр Внесення відомостей до державного кадастр

    Відео: Попередній запис на прийом в Росреестрпитання: Про відсутність підстав для внесення до державного кадастр нерухомості відомостей про раніше врахованих земельні ділянки на підставі членської книжки садівника.відповідь:Відео: Уточнено склад…


    Увага, тільки СЬОГОДНІ!
    » » Як створити систему обліку документів з нуля