Як проводити засідання
категорія Поради та секрети
Відео: Як вести себе в суді (цивільний процес)
засідання - необхідний елемент ділового життя. Це інструмент контролю, постановки управлінських завдань і реалізація зворотного зв`язку. На засіданні робляться звітні доповіді і дається інформація про поточний стан справ. Його учасники мають можливість порадитися між собою і в результаті прийняти рішення, необхідні для успішного виконання поставлених завдань.
1
Визначте мета засідання. Учасники його можуть зібратися, наприклад, щоб зробити попередній обмін думками, вислухати доповідь про стан справ, підготувати рекомендації для вирішення будь-яких питань або прийняти ці питання. Тема засідання повинна становити інтерес для кожного учасника засідання.
2
Складіть програму засідання. У ній вкажіть перелік питань, які необхідно заслухати і обговорити в його ході. Обговорювати слід тільки ті питання, які неможливо вирішити в робочому порядку. Розішліть попередній порядок засідання всім його учасникам і вислухайте їх побажання і зауваження по темі і порядку денному засідання. Скорегуйте порядку з урахуванням висловлених побажань.
3
Визначтеся з місцем, часом і режимом проведення засідання. Призначте доповідачів і відповідальних по кожному питанню, зазначеному в порядку. Попросіть, щоб доповідачі заздалегідь представили тези своїх доповідей. Визначте регламент проведення засідання, вкажіть час, відведений на обговорення кожного питання. Розішліть остаточний варіант порядку денного засідання та програму його проведення кожному учаснику.
4
При необхідності, розішліть учасникам тези доповідей, які будуть представлені на засіданні, проекти передбачуваних до прийняття рішень, інформаційні довідки та аналітичні матеріали.
5
Продумайте питання, як краще розсадити учасників засідання, щоб звести можливість виникнення конфліктних ситуацій до мінімуму. Психологи помітили, що частіше вступають в конфлікти і суперечки люди, які сидять обличчям один до одного, рідше - ті, що сидять поруч. Врахуйте цей фактор.
6
Визначте головуючого, який зможе провести засідання так, щоб всі питання були вирішені оптимальним чином і за мінімальний час. Для цього він повинен забезпечити конструктивні рішення, що надходять від кожного учасника засідання і надати обговоренню діловий характер.
7
Забезпечте неухильний порядок виконання програми засідання і воно пройде цілком успішно і прийняті на ньому рішення будуть ефективними.